Tietosuojaseloste – Kokeportti

1. Rekisterinpitäjä

Niemikotisäätiö
Pasilankatu 2
00240 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Niina Sahlberg
tietosuoja@niemikoti.fi

2. Rekisterin nimi

Niemikotisäätiön Kokeportti-palvelun käyttäjä- ja kokemusasiantuntijarekisteri.

Kokeportti on osa Niemikotisäätiön Niilo-yhteisöpalvelua ja kokemusasiantuntijatoimintaa.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kokeportissa Niemikotisäätiön kokemusasiantuntijakoulutuksen käynyt henkilö voi luoda kokemusasiantuntijaprofiilin ja tarjota kokemusosaamistaan erilaisiin tehtäviin.

Henkilötietoja käsitellään:

• käyttäjän tunnistamiseksi ja käyttäjätilin ylläpitämiseksi
• kokemusasiantuntijakoulutuksen suorittamisen varmistamiseksi
• kokemusasiantuntijaprofiilin luomiseksi ja ylläpitämiseksi
• kokemusasiantuntijoiden löytämisen ja heihin yhteyden ottamisen mahdollistamiseksi
• palvelun turvallisuuden ja toimivuuden varmistamiseksi
• kokemusasiantuntijatoiminnan hallinnoimiseksi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Rekisteröitymisen yhteydessä käsiteltävät tiedot

Kokeporttiin rekisteröitymisen ja käyttöoikeuden hallinnan yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• kokemusasiantuntijakoulutuksen ajankohta
• paikkakunta
• käyttäjätiliin ja kirjautumiseen liittyvät tiedot
• palvelun käyttöön liittyvät tekniset ja lokitiedot.

Näitä tietoja käytetään käyttäjätilin ja Kokeportti-oikeuden hallintaan. Ne eivät sellaisenaan tarkoita, että tiedot julkaistaan kokemusasiantuntijaprofiilissa.

5. Kokemusasiantuntijaprofiilin tiedot

Kokemusasiantuntija päättää itse profiiliinsa lisäämistään tiedoista palvelussa olevien kenttien puitteissa.

Profiilissa voidaan julkaista esimerkiksi:

• käyttäjän valitsema nimi tai nimimerkki
• profiilikuva tai palvelun tarjoama oletuskuva
• lyhyt esittely
• oma tarina ja kuvaus kokemusosaamisesta
• kokemusaiheet ja muu osaamista kuvaava tieto
• muut käyttäjän itse profiiliinsa lisäämät tiedot.

Profiili aloittaa piilotettuna. Käyttäjä päättää itse, milloin ja missä profiili julkaistaan.

Käyttäjän yhteydenottoja varten ilmoittamaa sähköpostiosoitetta ei julkaista profiilissa.

6. Profiilin näkyvyys

Kokemusasiantuntija päättää itse, missä hänen profiilinsa näkyy.

Profiilin näkyvyysvaihtoehdot ovat:

• Piilossa: profiilia ei näytetä muille käyttäjille.
• Vain Niilossa: profiili näkyy vain Niemikotisäätiön työntekijöille Niilo-palvelussa.
• Vain Kokeportti.fissä: profiili näkyy Kokeportti.fi-palveluun käyttöoikeuden saaneille ulkopuolisille toimijoille.
• Niilossa ja Kokeportti.fissä: profiili näkyy sekä Niemikotisäätiön työntekijöille Niilossa että Kokeportti.fi-palveluun käyttöoikeuden saaneille ulkopuolisille toimijoille.

Kokemusasiantuntija voi muuttaa profiilinsa näkyvyyttä milloin haluaa.

Kokeportti.fi kokemusasiantuntijaprofiilit eivät ole avoimesti nähtävissä internetissä, vaan niiden näkeminen edellyttää palveluun myönnettyä käyttöoikeutta.

7. Mahdolliset arkaluonteiset henkilötiedot

Kokemusasiantuntijan itse kirjoittama profiili tai oma tarina voi sisältää esimerkiksi terveyteen, elämäntilanteeseen tai muihin henkilökohtaisiin kokemuksiin liittyviä tietoja.

Tällaisten tietojen lisääminen profiiliin on vapaaehtoista. Käyttäjä päättää itse, mitä kokemuksiaan hän haluaa kertoa ja julkaista.

Käyttäjää pyydetään välttämään muiden henkilöiden tunnistettavien tai arkaluonteisten tietojen sisällyttämistä omaan profiiliinsa.

8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Kokeportin käyttäjätilin, käyttöoikeuksien ja palvelun teknisen toiminnan edellyttämien henkilötietojen käsittely perustuu palvelun tarjoamiseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun palvelun asianmukaisen ja turvallisen toiminnan varmistamiseksi.

Kokemusasiantuntijaprofiilin julkaiseminen ja käyttäjän itse profiiliinsa lisäämien vapaaehtoisten henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän suostumukseen.

Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa poistamalla profiilinsa näkyvistä tai pyytämällä tietojensa poistamista. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9. Yhteydenotot kokemusasiantuntijaan

Kokeportin kautta voidaan lähettää kokemusasiantuntijalle yhteydenottopyyntöjä.

Yhteydenottolomakkeella voidaan käsitellä:

• yhteydenottajan nimeä
• sähköpostiosoitetta
• organisaatiota tai yksikköä
• puhelinnumeroa
• viestin aihetta
• viestin sisältöä.

Viesti välitetään kokemusasiantuntijalle hänen ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen. Yhteydenotosta voidaan välittää tieto myös Niemikotisäätiön kokemuskoordinaattorille toiminnan koordinointia varten.

Palveluun voidaan tallentaa yhteydenottoa koskeva lokitieto palvelun toiminnan ja yhteydenottojen seurannan mahdollistamiseksi.

10. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan Kokeportti-palvelun ja kokemusasiantuntijatoiminnan toteuttamiseksi tai kuin lainsäädäntö sitä edellyttää.

Käyttäjä voi pyytää profiilinsa tai käyttäjätilinsä poistamista.

Profiilin poistaminen näkyvistä estää sen näyttämisen muille käyttäjille, mutta palvelun ylläpidon, turvallisuuden tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi tarpeellisia tietoja voidaan säilyttää tämän jälkeenkin tarvittavan ajan.

11. Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Käyttäjän julkaisemaksi valitsemat profiilitiedot näytetään hänen valitsemansa näkyvyyden mukaisesti:

• Niilon käyttöön oikeutetuille käyttäjille ja/tai
• Kokeportti.fi-palvelun käyttöön oikeutetuille ulkopuolisille toimijoille.

Tietoja voidaan lisäksi käsitellä Niemikotisäätiön puolesta toimivien teknisten palveluntarjoajien toimesta palvelun ylläpitämiseksi. Tällainen käsittely perustuu asianmukaisiin tietojenkäsittelyjärjestelyihin.

Tietoja ei luovuteta muihin tarkoituksiin ilman lainmukaista perustetta.

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU tai ETA ulkopuolelle.

12. Evästeet ja tekniset tiedot

Kokeportti käyttää palvelun toiminnan kannalta tarpeellisia evästeitä esimerkiksi kirjautumisen ja käyttäjäistunnon ylläpitämiseen.

Palvelun käytöstä voidaan tallentaa teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, selaimeen ja kirjautumiseen liittyviä tietoja sekä palvelun turvallisuuden ja toiminnan kannalta tarpeellisia lokitietoja.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• peruuttaa antamansa suostumus
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Tietosuojaa koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen tietosuoja@niemikoti.fi.

14. Tietojen suojaus

Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla.

Palvelun hallinnollisiin tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

Kokemusasiantuntija hallitsee itse profiilinsa julkaisemista ja voi muuttaa sen näkyvyyttä palvelussa.

Kokeportti.fi-palvelussa kokemusasiantuntijaprofiileihin pääsy rajataan käyttöoikeuden saaneille käyttäjille.